555-555-5555

BrugerGIS

Esbjerg Kommune

Projektet i korthed

Udfordringen

Esbjerg Kommune har et ønske om at sikre effektive arbejdsgange på Teknik- og Miljøområdet. Målet er at have opdaterede informationer, kort og data tilgængelige i marken såvel som på kontoret i forvaltningen

Løsningen

Esbjerg Kommunes BrugerGIS består af 3 dele: Et værktøj til at opdatere og dele kort digitalt, en applikation til at udføre kvalitetskontrol af arbejde i marken og endelig en app, hvor borgere kan give kommunen et tip, når noget er i stykker.

Teknikken bag løsningen

BrugerGIS består af en GeoCortex webløsning til opdatering og deling af kommunens kort, GeoCortex Workflows til at gennemføre en kvalitetskontrol og endelige en Native app til indmelding af tips.

Til at holde det hele sammen er der opsat en Esri Enterprise løsning.

Mobilt GIS i Esbjerg Kommune

For bare fem år siden foregik alt kortarbejde på papir i Esbjerg Kommunes ’Drift og anlæg’ -afdeling. Kommunens kort blev løbende opdateret af en medarbejder, og én gang om året blev kortene plottet, samlet i mapper og sendt ud til arbejdsholdene rundt i kommunen. I dag arbejder de med en række mobile løsninger som består af digitale kort i mobile applikationer, digitaliserede arbejdsgange og mulighed for indberetninger fra borgere og ansatte.

Af Mette B. D. Thygesen, GIS i Aktion efterår 2018

I Esbjerg Kommune består Drift og anlæg af Ejendomme som tager sig af bygningsadministration, Vej og Park som tager sig administration op planlægning for veje og grønne områder samt Entreprenør. Entreprenør har 150 ansatte som tager sig af alt praktisk arbejde på kommunens udendørsområder. De vedligeholder veje, tager sig af borgerhenvendelser, renholder boldbaner, kirkegårde, grøfter og så videre. Niels Faddersbøll fortæller: ”Her i Esbjerg Kommune har vi i 20 år brugt Esri’s ArcGIS som det kortgrundlag, vi arbejdede ud fra i vores daglige arbejde. Indtil for fem år siden foregik alt arbejde i felten med papirkort. Vi havde en medarbejder som løbende opdaterede vores kort, og én gang om året blev kortene plottet, samlet i mapper og sendt ud til skurvognene og arbejdspladserne i kommunen.”

Det var et stort arbejde og ikke særlig fleksibelt eller nemt at håndtere. Ved siden af kortene fandtes der desuden et hav af ringbind, hvor man kunne finde oplysninger om driftselementer, når man skulle vide, hvordan et element skulle vedligeholdes. Niels tilføjer: ”Det var meget dyrt og krævede mange ressourcer at opdatere kort og oplysninger om driftselementerne. Samtidig var det besværligt at arbejde med ringbindene, hvilket betød at opgaver nogle gange blev løst efter hukommelsen – eller slet ikke, fordi de ikke fremgik af de forældede kort.”

Esbjergs mobile GIS løsninger – ideerne startede allerede i 2010

Niels fortæller om motivationen for deres arbejde med mobilt GIS: ”For nogle år tilbage, da smartphone-teknologien var ved at komme i gang, begyndte vi at kunne se et potentiale i, hvad mobilerne kunne med geografi og data. Derfor besluttede vi i 2010, at vi ville prøve at udvikle nogle mobile løsninger og se, hvad vi kunne få ud af det. Vi brugte lidt tid på at tænke os om og i 2012 tog vi en beslutning om, at teknologien skulle være fra Esri, og at vi ville arbejde med det som et agilt udviklingsprojekt.”

Niels, Jens og kollegaerne igangsatte arbejdet ved at samle en arbejdsgruppe på rundt 20 mand, som blandt andet involverede ledere fra ’Drift og anlæg’, forskellige repræsentanter for folk i marken og en projektleder fra Geoinfo (dengang Informi GIS).

De 20 mennesker satte sig sammen for at udvikle de første ideer: Der var nogle, som drømte om at have pc’er med i marken, og andre der drømte om opdaterede kort og nemmere indmeldinger til kontoret. I denne gruppe blev de første spæde tanker samlet, som lagde grunden for det projekt, der i dag – seks år efter – er sat i drift og navngivet BrugerGIS. BrugerGIS består overordnet af tre dele: Kvalitetskontrol, et indberetningsmodul og opdaterede kort med adgang til kvalitetsbeskrivelser for driften.

Niels fortæller: ”Der er sket et enormt løft i vores arbejde, fordi vores kort nu er digitale og opdaterede, og fordi informationer om kommunens driftselementer er indlejret i kortene. På den måde er de nemme at finde, når man skal bruge oplysningerne. Det er fantastisk smart og effektivt.”

Ved siden af BrugerGIS udvikler der sig løbende andre selvstændige projekter i ArcGIS Online og App Studio, som på forskellig vis udnytter kort, data og mobilapplikationer.

For eksempel et værktøj til løbende drift af kommunens 40.000 vejbrønde med registrering af såvel tømning som vedligehold og udskiftning af brøndene. Værktøjet fungerer ved at markarbejderne via Collector for ArcGIS på en iPad kan se et kort over kommunens brønde, med farvemarkeringer af hvilke brønde, der skal tømmes først. Når brønden er tømt og tilset, kan markarbejderne via kortet på iPad’en markere brønden som tilset og samtidig registrere, hvis brønddækslet eksempelvis er i stykker og skal skiftes. Kortet opdateres i realtid, mens de er i marken.

kommunens kirkegarde. I den forbindelse blev kortet brugt som kommunikationskanal mellem tegneren på kontoret og kirkegårdslederen som havde kendskab til forholdene i felten. Det blev en effektiv og enkel arbejdsproces, hvor tegneren på kontoret markerede steder i kortet (et droneortofoto med en opløsning på 2 cm), hvor det var utydeligt, hvad der var på luftfotoet. Ud fra markeringen kunne kirkegårdslederen bevæge sig ud på kirkegården og tage et billede af stedet, hvorefter det blev lagret i kortet sammen med en forklaring, så tegneren kunne arbejde videre uden hverken at skulle ringe og forklare eller selv bevæge sig ud af kontoret for at tage billedet.

Ved hvert af disse eksempler blev der opsat et kort i ArcGIS Online med data fra kommunens ArcSDE databaser, som blev indlæst i Collector app’en i marken og samme data benyttet i ArcMap på kontoret. På den måde blev kortet et kommunikationsredskab, som sparede både tid og misforståelser.

Vigtige lærepenge

”Noget af det, som vi virkelig har lært er, at man skal gå ud til brugerne og se hvordan de arbejder. Så opdager man, hvordan ting fungerer og hvordan redskaberne bliver brugt. Når man går i gang, så kommer brugerne, som ikke selv er GIS-folk, med mange gode ideer og kommentarer, som gør resultatet bedre. Så det er meget vigtigt at etablere et samarbejde direkte mellem kontorfolk og markfolk,” konstaterer Jens.

Og Niels fortsætter: ”Hvis vi skal kunne spare og effektivisere i fremtiden, så er vi sikre på at den her form for smarte GIS-løsninger og automatisering af processer er nogle af løsningerne. Vi har arbejdet med GIS i mange år nu, og vi bliver hele tiden bedre til at udvikle løsninger og forbedre arbejdsprocesser, som giver gevinst på den lange bane. Og så gør vi en dyd ud af, at der ikke skal være langt fra tanke til handling, når kollegerne kommer med et behov for at kunne få kort med i felten til planlægning og registrering. Det sikrer nemlig, at man ser GIS som et vigtigt arbejdsredskab”

Men Jens og Niels er enige om, at en god organisering er afgørende for at kunne udvikle mobile GIS løsninger, som Jens uddyber: ”Det er vigtigt, at man får organiseret sig, så samarbejdet fungerer godt. Vi har fundet ud af, hvordan vi samarbejder, så vi kommer i samme retning og vi har en god kommunikation, hvilket også er meget vigtigt for at få ting til at glide. Og sidst, men ikke mindst, har vi et rigtig godt samarbejde med kommunens IT-afdeling, hvilket har stor betydning for successen med mobilt GIS.

Niels fortæller: ”Når man kaster sig ud i at arbejde med de her projekter, så skal man have et gå-på-mod og en begejstring for projektet, og så må man indstille sig på, at man skal løse problemer, når de opstår. Der er ikke nogen, der ved noget om hele Esri’s platform, eller om alle arbejdsgange i kommunen, så der er meget at holde styr på og mange mennesker, som skal involveres. Men at arbejde med mobile GIS-løsninger er meget spændende og vi bliver hele tiden dygtigere til det. ”

Esbjerg Kommunes BrugerGIS

Kvalitetskontrol

En del af BrugerGIS er muligheden for at lave en kvalitetskontrol, når en kommunal kontrollant skal tjekke kvaliteten af vedligeholdet, for eksempel i en park.

Kvalitetskontrollen i BrugerGIS fungerer på den måde, at kontrollanten åbner BrugerGIS på sin iPad, tegner en rute på kortet og markerer, at ”Her vil jeg foretage en kvalitetskontrol”. Derefter kører et workflow i Geocortex som søger på de kortlag, hvor elementerne er placeret, og ser hvad der findes inden for den radius, man har markeret.

Derefter lægges alle kvalitetselementerne op i en liste, som kontrollanten så kan gennemgå, og godkende/afvise alt efter om punkterne er i orden eller ej. Afviste elementer skal altid have tilføjet en begrundelse. Hjemme på kontoret kan man køre statistik over kvalitetskontrollerne og dels holde øje med, om der er særlige områder, hvor kvaliteten ikke er i orden og dels bruge statistikken som dokumentation over for ledelsen.

Denne arbejdsproces for kvalitetskontroller afløser lange rapporter og omstændelige processer, så der spares rigtig meget tid på denne måde.

Opdaterede kort

En grundlæggende del af Esbjergs BrugerGIS, er at kortene er digitale, opdaterede og tilgængelige i felten. De er sat op i Geocortex og virker således, at hvis man zoomer ind og klikker på et driftselement, så kan man se en kvalitetsbeskrivelse, der fortæller, hvordan elementet skal driftes; hvor højt græsset skal være, hvor mange skraldespande, der skal tømmes osv. Det betyder, at man får den viden, som man har brug for på det rigtige tidspunkt og på det rigtige sted.

Indberetninger TIP TAK

En sidste del af BrugerGIS er indberetningssystemet.

Med app’en TIP TAK kan ansatte og borgere sende et tip ind, hvis de observerer noget, som er i stykker eller andet som kommunen skal se på. Det har kørt siden årsskiftet, der er allerede mere end 1800 brugere og de har på nuværende tidspunkt fået over 2500 tips fra ansatte og borgere i kommunen.

For at samle op på de mange tips, har de organiseret en vagtordning: Hver dag kører en vagthavende et workflow i systemet, og ser hvad der er kommet ind af tip’s siden sidst. Hvert tip sender han videre til en relevant ansat, som så er ansvarlig for opgaven. På den måde bliver der fulgt op på hvert enkelt tip og efterhånden som der bliver arbejdet med det, skifter ”tippet” status fra ”indsendt” til ”aktiv” og til sidst til ”afsluttet” eller ”afvist” og bliver på kortet vist med farverne rød, gul eller grøn afhængig af hvilken status det har.

Også her samles statistik på håndteringen lige som tippets ophavsmand kan følge behandlingen via et tilsendt link til et ArcGIS Online kort, der viser status og kommentarer til det enkelte tip.

Eksempler på andre projekter

Brøndtømningsprojekt

Esbjerg Kommunes 40.000 nedløbsbrønde langs veje og stier skal tømmes med intervaller mellem 1 og 3 år. Håndteringen af det samt øvrig vedligehold administreres i Collector app’en. Når en brønd er blevet tømt, noteres det i Collector app’en. Samtidig noteres det; hvilken model brønddækslet er, hvordan den har det, om den trænger til udskiftning osv.

I begyndelsen var der stor utilfredshed med at de skulle bruge appen, men siden er det blevet en stor succes og applikationen kørte upåklageligt hele sidste år. De brønde, som skal tømmes i løbet af året er markeret gule i kortet og når de er tømte får brønden også en sort ring og hvis man ikke vil se alle brønde, kan man slukke for de kortlag, som man ikke vil se. Desuden kan den ansvarlige leder følge fremdriften via et kortlag i BrugerGIS.

Bjørneklo

Før Collector app’en foregik kontrollen af bjørneklo på papir og regneark. Det betød, at når en kontrollant havde været i marken og havde taget billeder, skulle denne huske, hvor billederne blev taget til man kom hjem på kontoret og skulle samle billeder og en rapport i et brev til en borger. Nu kan kontrollanten i marken tage et billede i realtid med registrerede gps-koordinater, og et øjeblik efter kan kollegaen på kontoret tage billedet direkte fra kortet og sende det som påbud til en borger. Det sparer vildt meget tid og der er færre fejl.

Kortlægning af kirkegårde

Forrige år skulle kommunens kirkegårde kortlægges. Det gjorde de ved først at lave en overflyvning over kirkegårdene med en drone. Derefter skulle en teknisk tegner digitalisere kortet. Men der var nogle steder, for eksempel under træerne, som hun ikke kunne se på billederne. Derfor oprettede de et kort, hvor der var et ”spørgsmåls” og et ”svar” –kortlag. I kortet kunne den tekniske tegner på kontoret markere med et punkt med: ”Hvad er der her?”. Det blev så registreret i collector appen.

Når kirkegårdslederen så loggede ind i appen, kunne han se, hvor der var spørgsmål, finde stedet på kirkegården og tage et billede, som så blev gemt i et ”svar-kortlag”, som den tekniske tegner med det samme kunne se på sin computer og arbejde videre ud fra. Det var meget effektivt og velfungerende for begge parter.