555-555-5555

Fra limstift, saks og papir til fælles digitale arbejdsgange

Hos Aalborg Varme A/S er der rygende travlt. Der er rigtig mange nye kunder, som skal have lagt fjernvarme ind og nye byggerier, som skal sluttes til fjernvarmenettet. Derfor var det en vigtig beslutning, da de for et år siden påbegyndte en digitalisering af deres arbejdsgange og arkivsystemer.

Af Mette B. D. Thygesen, GIS i Aktion forår 2019

Tanja Hansen og Michael Hovaldt Sørensen arbejder begge i ledningsafsnittet hos Aalborg Varme og fortæller: ”For trekvart år siden sad vi med printede plantegninger og baggrundskort, som vi klippeklistrede sammen. Bagefter tog vi et antal kopier, som vi delte ud til dem, der skulle udføre en opgave i forbindelse med sagen og til sidst arkiverede vi sagerne i vores hængemapper.” Men i dag er det slut med limstifter og sakse, for de er næsten i mål med at digitalisere samtlige arbejdsgange. Det har været en omfattende proces og alle ansatte i ledningsafsnittet har været involverede i en eller anden grad.

GIS-konsulent Søren Nielsen fra Aalborg Forsynings GIS-afdeling har bygget den digitale løsning, der kobler forskellige systemer og samler alle data og arbejdsgange ved hjælp af ArcGIS-platformen. Men for at kunne digitalisere alt i samme system, var Sørens indledende opgave, at få overblik over hver eneste arbejdsgang, fra kunden henvender sig første gang til kunden har fået installeret og betalt for sin fjernvarme. Michael fortæller: ”Søren har haft en stor opgave med at skulle sætte sig ind i processer og systemer, såsom vores tilbudsprogram, tegneprogram, registreringer, beregninger, forskellige rabatordninger og så videre. Samtidig kendte vi ikke til mulighederne med GIS, så vi skulle også lige forstå, hvad der kunne lade sig gøre.”

Systemet kobler alle arbejdsgange

Søren har tilbudt at demonstrere, hvordan det fungerer og åbner en Web AppBuilder på sin computer. Han opretter en test-kunde, hvorefter der kommer en boks med en række felter, som kan udfyldes: ”Når en kunde ringer og bestiller et tilbud på fjernvarme, skal de give nogle oplysninger, som bliver registreret i systemet.”

Der er mange variable, som skal tastes ind, eksempelvis arealet af kundens hus og ønsker om, hvor ledningen skal graves ned. Desuden skal kunden betale for hver indføring i huset, der er en meterpris for den ledning, som trækkes på kundens egen grund og så kan der være et asfalt/flise-tillæg.

De situationer, hvor det er en eksisterende bygning uden plantegning, skal der sendes en opmåler ud, for at tegne en skitse af, hvor stikledningen skal være. Hvis der findes en plantegninga, så skal den georefereres, hvilket vil sige, at plantegningen skal placeres det rigtige sted på grunden. Derefter bliver det muligt at lave en digital tegning af, hvor stikket skal føres ind i huset. Søren viser, hvordan han, med et par klik, fisker plantegningen ud af en pdf. Derefter forbinder han tre hjørner af plantegningen med tre punkter i kortet, og så hopper plantegningen ind på den korrekte placering på kortet.

Automatisk tilbudsgenerator

Søren klikker videre i den nyoprettede test-sag: ”Når opmåleren har indtegnet, hvor ledningen skal graves ned, skal den videre til dimensionering. Igen er der en række oplysninger, som skal angives og til sidst kører en motor igennem alle oplysningerne og laver et automatisk genereret tilbud ved hjælp af en GP-Service i Esri’s Web AppBuilder. Der er mange rabatordninger og beregninger, som programmet kører igennem, men det går relativt hurtigt.”

”Det har været et omfattende projekt, da den normale drift har kørt på fuld drøn, imens vi har udviklet og testet de nye systemer. Selvom man ved, at indsatsen letter arbejdet på sigt, er det tidskrævende, mens det står på”

Tanja Hansen, Aalborg Varme

Tilbudsgeneratoren fungerer ved, at den gennemgår sagen, hvorefter den strikker et tilbud sammen, med en stikskitse og et skønnet varmeforbrug. Når en medarbejder har sendt tilbuddet af sted, sættes der et hak ved ”tilbud sendt” og angives en dato.

Lige nu arbejder Søren på en tilbudsgenerator version 2.1, som snart skal testes. Han synes, at processen har været lærerig og fortæller: ”Meget af mit arbejde har jo bestået i, at jeg skulle forstå deres arbejdsgange. Vi har ikke nedsat alle mulige arbejdsgrupper og skrevet lange kommissorier. Vi har bare arbejdet derudad og så har jeg rettet det til, hvis der var noget, som ikke fungerede.”

Fra effektiviseringsbehov til konkrete arbejdsgange

Formålet med digitaliseringen var, at gøre arbejdet enklere og mere effektivt, både for de ansatte og for virksomheden. Så for godt et år siden samledes en håndfuld ansatte fra ledningsafsnittet med Aalborg Forsynings GIS-afdeling og lavede en kæmpe brainstorm over drømme og ideer, som de skrev ned på et stort stykke papir. Michael fortæller: ”Hos os er effektivisering et godt og vigtigt ord. Vi har så ekstremt travlt, at vi blev nødt til at gøre noget, for at få mere overskud og overblik over vores arbejde. Det er fantastisk, at vi allerede kan mærke, at der er flere smil og overskud på arbejdspladsen, selvom implementeringsprocessen har krævet en ekstra indsats af alle.”

Tanja fortsætter: ”Det har været et omfattende projekt, da den normale drift har kørt på fuld drøn, imens vi har udviklet og testet de nye systemer. Selvom man ved, at indsatsen letter arbejdet på sigt, er det tidskrævende, mens det står på. Heldigvis har der generelt været en positiv tilgang til projektet, og det har været helt afgørende, at vi har haft en engageret GIS-mand, som har brugt mange timer på at få det til at lykkes. Vi har jo været det hele igennem. Vi har vendt alting om, skrevet nye tekster og lavet nye arbejdsgange.”

Stort løft for kunder og samarbejdspartnere

Tanja, Michael og Søren er enige om, at digitaliseringsindsatsen får stor betydning for kunderne: Responstiden er generelt blevet kortere, og sagerne bliver ikke længere væk i en bunke på et skrivebord. Nu kan de slå kunden op i systemet, og se, hvad der er registreret på deres sag, hvor den er i processen og om den ligger til tegning, til ledningsdimensionering eller måske til tilbud.

Michael tilføjer: ”Til gengæld kræver vi også noget mere af kunderne. De bliver nemlig nødt til at have nogle oplysninger klar til vores system, for at vi kan få deres sag registreret og behandlet. Derfor har vi lavet en standard-skrivelse, så vi kan få dem godt i gang.”

Udover at kunderne får hurtigere og bedre betjening, er det også blevet nemmere at samarbejde med samarbejdspartnere i marken. Som en del af det samlede system, har de blandt andet opsat en række løsninger i Esri’s Collector App til opmålerne og håndværkerne. Opmålerne kan tegne stikledningen direkte ind i kortet på deres tablet, når de er ude i felten og måle op, hvor der skal graves ud og kan markere, hvor stikket skal føres ind i huset.

På samme måde har også smedene og entreprenørerne fået digital adgang til systemet, så de kan se de sager, som de skal tage sig af. Ved at alle involverede har adgang til de samme opdaterede oplysninger om hver enkelt sag, er der ikke, som før i tiden, tvivl om, hvilket printet kort, som er det nyeste. Nu er der kun en udgave og et sted med samlet overblik. Michael og Tanja fortæller, at opmålerne, smedene og entreprenørerne har taget godt imod de nye løsninger. Samarbejdspartnerne har fået lettere adgang til de oplysninger, som de skal bruge, hvilket også er en lettelse på kontoret, da det betyder, at de ikke længere bruger tid på at formidle viden og tegninger manuelt.

Tanja beskriver, hvordan hun tidligere arbejdede med store Excelark, for at lave statistikker og skabe overblik, som hun manuelt skulle holde ajour. Men det nye samlede system, bruger hun ikke længere tid på at flytte og opdatere data fra papir til Excelark. I stedet kan hun blot lave et dataudtræk fra systemet, når de har behov for det.

Stor forskel i hverdagen

Samlet set, har det taget godt et år, fra de gik i gang med den store brainstorm til nu, hvor det er ved at være implementeret. I juni 2018 begyndte de at implementere det nye system og siden har der været en overgangsperiode, hvor de har afprøvet, udviklet og rettet til. Nu, i foråret 2019, mangler der kun nogle enkelte funktioner og noget finpudsning. Selvom de ikke er helt færdige, er der sket tydelige forandringer i hverdagen, som Tanja eksemplificerer:

”Før printede jeg mange gange om dagen og alle arbejdsgange var forbundet med papir, som enten skulle printes, tegnes på eller skannes. I dag er jeg meget sjældent ved printeren og i stedet for at klippe og klistre, arbejder vi med digitale kort og tegninger, som er knyttet til kundens sag i vores nye system. Det er hele indsatsen værd.”