555-555-5555

Pinde-i-jorden og dynamisk kortlægning på Roskilde Festival

For tre år siden skiftede Roskilde Festival det gamle CAD-system ud med GIS-platformen fra Geoinfo. Det nye system giver festivalens medarbejdere helt nye muligheder for løbende at ændre i kortplanlægningen.

Af Majken Eliasen, GIS i Aktion efterår 2017

I 1978 meldte Steen Bechmann Henningsen sig for første gang som frivillig til Roskilde Festival. For fire år siden blev han fastansat som deres IT-manager, og for tre år siden var han med til at implementere overgangen fra CAD-systemet til Esris ArcGIS Platform, der giver helt andre muligheder, når Roskilde Festival skal i gang med det gigantiske arbejde, det er, når man minutiøst skal forvandle en tom græsmark til et sted, hvor over 100.000 festivalgæster kan bo i ti dage, mens de hører musik, spiser og drikker.

Pinde i jorden

Lige så snart Roskilde Festival 2017 var overstået, gik holdet bag i gang med at planlægge næste års festival. En stor del af arbejdet består i at lave et kort over området og planlægge hvad, der skal ligge hvor. Det er en omstændelig proces, der varer frem til sommeren 2018, hvor det kulminerer med, at festivalens frivillige placerer op til 8.000 pinde i jorden for at markere, hvor de forskellige boder, telte og toiletvogne skal stå. Når pladsen skal bygges op, skal tingene foregå i en bestemt rækkefølge. Først skal alle mobile enheder på plads, hvorefter de enkelte områder kan hegnes ind. Først derefter kan der trækkes strøm og til sidst midlertidige kabler til IT. For at gøre processen mere dynamisk, har Roskilde Festival i de senere år skiftet fra CAD-systemet til GIS.

"I det gamle system tegnede vi firkanter, og så måtte man gætte sig til, om det fx. var et telt eller en skurvogn. Nu kan vi sætte nogle attributter på de enkelte enheder og markere, hvis det fx. er et salgssted. Attributterne kan være, hvad der bliver solgt der, hvad det er bygget af og hvem, der er ansvarlig for det", fortæller Steen Bechmann Henningsen.

Roskilde Festival er en non-profit organisation og har derfor adgang til Esris ArcGIS Platform for netop den slags organisationer.

"Vi er så heldige, at vi har alle Esris produkter i platformen", udtaler IT-manageren.

"I øjeblikket bruger vi hele den online platform, der bliver stillet til rådighed, og som er dér, hvor folk kan komme ind og se kortet. Vi bruger også nogle værktøjer i forbindelse med tracking, hvor vi kan følge forskellige gående hold, nogle supporthold og nogle samaritterhold. De går alle sammen med GPS'er på sig, så vi på kortet kan se hvor, de befinder sig. Det er også et særligt produkt derfra", uddyber han.

Ved hjælp af de produkter, der er indeholdt i pakken, har Geoinfo også udarbejdet en applikation specifikt til Roskilde Festival. Den bliver kaldt for Pinde-i-Jorden-Applikationen. Det mundrette navn beskriver dens funktion. Hver gang en af festivallens frivillige medarbejdere har sat en pind i jorden for at markere placeringen af et element, kan de på et digitalt dashboard ændre farven fra rød til grøn, så alle via kortet kan følge med i præcist hvor mange pinde, der er sat, og hvor de står.

"Det er noget, vi vil gøre mere ud af at bruge, for der er utroligt meget tilfældigheder i sådan en opbygning, når man starter på en bar græsmark. Der er mange ting i spil og det gælder om at kunne se sammenhængene", fortæller Steen Bechmann Henningsen.

Selvom Roskilde Festival endnu kun har skrabet overfladen af, hvad de mange værktøjer i platformen kan, har det allerede ændret deres arbejdsproces markant.

Omfordeling af ressourcer

Før i tiden medførte hele kortlægningsprocessen en vis fastfrysning, fordi det var svært at ændre på placeringer, når de først var planlagt, fordi det medførte en kædereaktion af andre ændringer.

"Vi bruger teknologierne til først og fremmest at tegne et kort over pladsen med alle de enheder, vi putter ind på festivalpladsen. Det er både ting, der er gravet ned i jorden, fx. el, vandledninger, IT-fiberkabler. Noget af det ligger der permanent, andet bliver lagt år for år", forklarer Steen Bechmann Henningsen.

"Vi lægger også det ind, der ligger over jorden. Fra afmærkning af campingfelter til boder og toiletvogne. Når det er lagt ind, bruger vi de data til at sætte pindene efter, så tingene kommer til at stå præcist der, hvor de er planlagt. Vi bruger informationerne om de ting, der ligger nede i jorden til at sikre os, at vi ikke banker en stor teltpløk ned igennem en el-ledning", forklarer han.

Den gammeldags proces, de brugte før, betød blandt andet, at de kort, som publikum fik i hånden, sjældent var helt præcise, da grafikerne fik kortinfoet i maj, og der ofte kom nogle sidste øjebliks-ændringer på pladsen, som derfor ikke nåede med på de fysiske kort. Den slags er fortid nu, hvor Esri-platformen bliver brugt til kortdataene.

"I år er det meningen, at vi skal nå det skridt længere, at vi kan putte et ”view” (layout) ned over kortet, hvis det er et publikum, der ser det, selvom vi genererer det på basis af de samme grunddata. Ved at få et view direkte i det aktuelle kort, så kan vi publicere det i vores app og på hjemmesiden, og så vil det altid være det aktuelle kort, folk ser", forklarer Steen Bechmann Henningsen.

Overgangen fra ét system til et andet har ikke sparet på mandekræfterne, men har omfordelt den, fordi det er andre steder i arbejdsprocessen, størstedelen af arbejdskræfterne bliver lagt i dag.

Roskilde Festival bruger lidt færre frivillige til at stikke pinde i jorden. Til gengæld er de flere om selve fremstillingen af kortene, fordi de kan lægge langt flere oplysninger ned i kortene, end de kunne før.

Kun lige begyndt

At bruge GIS i stedet for CAD på Roskilde Festival har ændret den måde, kortlægningsprocessen foregår på, og det er en udvikling, der først lige er begyndt.

"I første omgang skulle vi sørge for, at vores drift kørte. Det gamle kort skulle konverteres over til det nye, og vi skal sikre os, at alle folk har de samme oplysninger. Så bygger vi på derfra. Det er en proces, der slet ikke er færdig endnu", udtaler Steen Bechmann Henningsen.

"Tilgængeligheden til kortløsningen er meget større. Alle har mulighed for at gå ind og se på kortet. Hvor vi tidligere baserede os på PDF-kort, som korttegnerne tegnede ud, og som vi så måtte gå rundt med, kan vi nu gå på en onlineportal og se kortet på telefonen. Det viser, hvor du står i øjeblikket, og hvad der er rundt omkring. På den måde er det væsentligt mere tidssvarende", siger han.

Da GIS i aktion taler med Steen Bechmann Henningsen i september måned, har Roskilde Festival allerede de første kortområdeversioner klar, og dermed de overordnede linjer for hvordan, festivalpladsen skal se ud til sommer.

"Det, jeg håber for festivalen i 2018, er, at vi får taget mere hul på integrationen af vores andre systemer. Nu har vi fået mulighed for, at vi fx. ikke længere ligger bestillingen på en geografisk lokation, men at den i stedet er knyttet til den pågældende madbod. Så når vi flytter madboden på kortet, så flytter installationerne også med", forklarer han.

Det er tredje år, Roskilde Festival bruger Esris pakke. Målet er for hvert år, der går, at få implementeret flere og flere af værktøjerne i pakken.

"Selvom vi bruger hele online platformen nu, er der stadig en håndfuld produkter, vi sikkert tager fat på i løbet af de næste par år", pointerer Steen Bechmann Henningsen.