Flere data lige ved hånden styrker sagsbehandling i Holbæk Kommune
Hvor mange mennesker bor der i et område? Hvordan ser boligmassen ud? Hvad karakteriserer befolkningen? Og hvilke virksomheder er placeret der? I Holbæk Kommune kan sagsbehandlere selv tegne et geografisk område op og få svar med det samme. Det øger både indsigt og effektivitet – og frigør kommunens geodataspecialister fra rollen som flaskehals.
Holbæk Kommune har en klar ambition om, at beslutninger i højere grad skal understøttes af data. Og data er der mange af. Men for at skabe værdi skal data være tilgængelige, forståelige og – ikke mindst – kunne bruges direkte af de medarbejdere, der sidder med opgaverne.
”Vi investerer i dataunderstøttede løsninger og sørger for, at vi anvender de samme datakilder på tværs. Vores kolleger skal have korrekt og opdateret viden lige ved hånden, når de arbejder på en opgave. Det gør beslutninger mere faktabaserede og mindre diskutérbare,” siger Mark Percy Hansen, chefkonsulent i GIS og Geodata i Holbæk Kommune.
HOLBÆK KOMMUNE – KORT FORTALT
Udfordringen Sagsbehandlerne var afhængige af GIS-teamet, når de skulle bruge dataanalyser i sagsbehandlingen. Det skabte ventetid og gjorde specialisterne til en flaskehals.
Løsningen En integration mellem Geofokus og LIFA Census giver direkte adgang til sammenkoblede data, herunder GIS, CPR, BBR og CVR, i et dashboard. Medarbejderne kan selv markere et område og hente aktuelle data. Resultatet Kompetencen er flyttet tættere på selve opgaven. Sagsbehandlerne får et kvalificeret og opdateret beslutningsgrundlag på minutter, hvor det før tog mange timer. Samtidig frigøres GIS-teamet til analyser, hvor specialistviden skaber størst værdi.
Det er altafgørende, at vi har valgt en brugervenlig standardsoftware, og at vi har erfarne rådgivere som Geoinfo ombord, som kan tilpasse løsningen til vores behov."
Laila Nissen, GIS-koordinator og ansvarlig for GIS-projektet i Metroselskabet.
Tegn et område – og få data med det samme
Holbæk Kommune er i forvejen stærk på GIS-fronten og var i 2020 en del af Geoinfos arbejdsgruppe, der bidrog til at udvikle Geofokus. Det er en mere nutidig webGIS-løsning til den daglige sagsbehandling og gør geografiske data tilgængelige for medarbejdere uden krav om specialistkompetencer. Geofokus bygger oven på ArcGIS fra Esri, som er avanceret GIS-software til geografiske data, kort og analyser.
I 2020 arbejdede Mark Percy Hansen i Ringsted Kommune, som også var en del af arbejdsgruppen. Han har derfor et indgående kendskab til Geofokus og til mulighederne i løsningen. Han står nu bag initiativet i Holbæk Kommune med at rykke endnu flere data endnu tættere på den daglige sagsbehandling.
Stort GIS-potentiale
Som en af de kommuner, der går forrest med GIS, har Holbæk givet sagsbehandlerne direkte adgang til CPR-, BBR- og CVR-data i Geofokus. Det flytter data fra specialisternes skrivebord og helt ud til de medarbejdere, der skal bruge dem i deres daglige beslutninger.
”Det, vi har gjort i samarbejde med Geoinfo, er at lave en integration til LIFA Census, der leverer CPR-data om personer og husstande, BBR-data om bygninger og CVR-data om virksomheder. Disse data kobles sammen med kommunens geografiske data i forskellige dashboards. Det gør det nemt for vores kolleger at markere et interesseområde direkte på kortet og hurtigt få et opdateret datagrundlag for netop det område,” siger Mark Percy Hansen.
Det er bl.a. relevant i forbindelse med en byggesag eller planlægningen af et nyt boligområde. Medarbejderen kan undersøge boligmassen, befolkningssammensætningen og virksomhederne i området og kombinere oplysningerne med andre geografiske data. Dermed ændrer kortet karakter. Det viser ikke længere kun, hvad der ligger hvor. Det kan også fortælle, hvem der bor der, og hvordan området er sammensat.
Hjælp til selvhjælp
Tidligere ville en stor del af denne type forespørgsler lande hos kommunens GIS-team.
Når en sagsbehandler havde brug for et bestemt datagrundlag, skulle en specialist finde og bearbejde oplysningerne. Og sagsbehandleren måtte vente, indtil der var tid til opgaven.
”Vi må ikke være en flaskehals for vores kolleger, for så øger vi sagsbehandlingstiden. Det rammer i sidste ende borgerne. Med Census-integrationen kan medarbejderne selv foretage en søgning og få et opdateret datagrundlag med det samme. De slipper for at vente på, at jeg måske først har tid i næste uge,” fortæller Mark Percy Hansen og fortsætter:
”Nu tager det minutter i stedet for timer at få et opdateret datagrundlag, og det skyldes kombinationen af veldefinerede dashboards og at brugerne selv kan udføre analysen uden ventetid på GIS-teamet. For os ligger gevinsten dog ikke kun i at spare timer, men i at flytte kompetencen tættere på selve opgaven.”
Geofokus har mere end 270 brugere i kommunen, mens omkring 200 har adgang til Census-funktionaliteten. Brugerne findes blandt andet inden for planlægning, vej og vedligeholdelse, ejendomme, kultur og fritid, samt dele af socialområdet.
”Resultatet er et godt eksempel på, hvordan kommuner kan bruge GIS til at samle data, skabe overblik og understøtte arbejdsgange direkte i kortet. Når vores kolleger selv kan løse hovedparten af opgaverne, sparer vi i GIS-teamet mindst én dag om måneden og kan i stedet bruge tid på de opgaver, hvor vores specialistviden for alvor skaber værdi,” siger han.
Tre uger fra start til færdig løsning
Census-integrationen er udviklet og tilpasset i tæt samarbejde mellem Holbæk Kommune og Geoinfo. Og kommunen havde gjort sit hjemmearbejde, så det var nemt at gå til opgaven. Fra start til slut tog forløbet omkring tre uger.
”Jeg havde på forhånd identificeret vores behov, sikret adgang til relevante data og koordineret de nødvendige tekniske forberedelser internt. Herefter var vi klar til at gå i gang med udvikling og implementering sammen med Geoinfo,” siger han og fortsætter:
”Vi samarbejdede tæt, så vi kunne afklare spørgsmål og tage stilling til forskellige muligheder undervejs. Det har været gnidningsløst fra start til slut.”
Løsningen er blevet tilpasset Holbæk Kommune, så integrationen ikke kun er begrænset til LIFA Census-data, men også kan anvendes på andre data.
”Det integrerede statistikværktøj er fantastisk velfungerende. Derfor ser vi ingen grund til at lade os begrænse til bestemte data. Data skal ud at leve, så vi sammen kan blive klogere. I sidste ende er vi her for borgernes skyld. Alt, hvad vi kan gøre mere effektivt og kvalificeret, skal komme dem til gode,” siger Mark Percy Hansen.
Det er en stor styrke, at vi fremadrettet i højere grad arbejder med autoritative data, og at alle data er samlet i ArcGIS-platformen, hvor alle kigger på den samme officielle kortudgave."
Laila Nissen, GIS-koordinator, Metroselskabet & Hovedstadens Letbane
Mere information
Ring på +45 39 96 59 00, eller skriv et par linjer. Vi kontakter dig hurtigst muligt.
