Effektiv sagsbehandling og samarbejde på tværs af forvaltninger

Allerød Kommune

Projektet i korthed

Udfordringen

GIS-afdelingen i Allerød Kommune havde en vision om, at deres GIS-system ikke kun skulle bruges af GIS-afdelingen og de tekniske afdelinger, men af hele forvaltningen. Derudover ville man have nogle værktøjer målrettet til kommunal sagsbehandling.

Løsningen

Valget faldt på ArcGIS-platformen, som udover at være verdens førende GIS- og analysesoftware, har rigtig mange funktioner, der kan anvendes i mange forskellige forvaltninger – lige fra direktionen, til Teknik- og Miljø, Børne- og Ungeforvaltningen og til GIS-afdelingen.

Teknikken bag løsningen

ArcGIS, ’custom widgets' og sagsbehandlerværktøjet Geofokus, som er udviklet i samarbejde med Geoinfo og en håndfuld andre kommuner.

Efter en lang og grundig overvejelsestid, hvor flere muligheder var i spil, faldt valget på ArcGIS-platformen, som udover at være verdens førende GIS- og analysesoftware, har rigtig mange funktioner, der kan anvendes i mange forskellige forvaltninger – lige fra direktionen, til Teknik- og Miljø, Børne- og Ungeforvaltningen og til GIS-afdelingen.

Sagsbehandlerværktøjet Geofokus, som ligger på toppen af ArcGIS, blev udviklet i samarbejde mellem Geoinfo, Allerød Kommune og fire andre kommuner. Resultatet er, at ArcGIS og Geofokus nu bruges af samtlige af de cirka 80 Webgis-brugere i bl.a. Teknik og Drift, Park og Vej og Borgerservice, som også har fået sin egen applikation.

Geofokus - det primære værktøj til sagsbehandlingen

Med sagsbehandlervæktøjet Geofokus har Allerød Kommune en stor værktøjskasse, som nu er det primære værktøj i sagsbehandlingen.

Med Geofokus kan man benytte ArcGIS til hele sagsbehandlingen. Lige fra søgning, konfliktsøgning, partshøring og print i ét sømløs flow, fra start til slut. Da systemets widgets arbejder på tværs, behøver man ikke at kigge andre systemer.

Hos Allerød Kommune er Geofokus det primære værktøj i sagsbehandlingen. Man benytter ArcGIS til hele sagsbehandlingen. Lige fra søgning, konfliktsøgning, partshøring og print i ét sømløs flow.

Ud over den sømløse sagsbehandling, er der væsentlige optimeringer i forhold til de ting man ikke ser med det blotte øje. Blandt andet ved, at man kan lave masserettelser og ved, at man altid arbejder med opdaterede data. Der er desuden kort proces for fejlrettelser i systemet og man får altid god support af den samme konsulent.

Samudvikling med andre kommuner og Geoinfo

Da Geofokus er udviklet i samarbejde mellem Allerød Kommune og fire andre danske kommuner, er sagsbehandlerværktøjet tilpasset moderne kommuners behov for effektiv sagsbehandling.

Af det årlige beløb som betales for løsningen, lægger Geoinfo halvdelen i en pulje, som kommunerne selv bestemmer over. Det betyder reelt, at man som deltagende kunde har medbestemmelse over halvdelen af sit årlige vedligehold, når der skal laves tilretninger efterfølgende.

Samarbejde på tværs af kommunegrænser

En af sidegevinsterne ved udviklingen af Geofokus er, at de i Allerød Kommune og de øvrige fire kommuner har fået et erfaringsnetværk, hvor de jævnligt har læringsmøder og diskuterer oplæg til nye widgets.

Allerød Kommune har ikke på samme niveau haft kontakt med andre kommuner, hvorfor man med disse erfa-møder med kommuner, der har samme problemstillinger som ens egen, har haft stor glæde af sparringen - og møderne har generelt bidraget til større samarbejde på tværs af kommunegrænserne.

Udbredelsen af løsningen fortsætter

Allerød Kommune har lavet et totalt systemskifte og er gået i drift på kort tid. Det hele drives af Team GIS og Data og med den tekniske chefs målsætning om at gøre Allerød Kommune til et Kommunalt GIS-fyrtårn, er man godt på vej med at udbrede ArcGIS og Geofokus i flere forvaltninger. Man laver blandt andet kort til potentielle nye borgere, hvor de selv kan finde oplysninger om ting, som kommunen tilbyder. Fremadrettet vil man også bruge ArcGIS til at kommunikere forskellige kommunale initiativer til borgerne.

Udviklingen af Geofokus har bidraget til at drive samarbejdet mellem kommunerne – også uden at Geoinfo har været til stede.

Med de nye initiativer håber man, at flere og flere brugere i forvaltningerne får øjnene op for de mange anvendelsesmuligheder, der er i ArcGIS.